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Vorgangsbearbeitung - Instandhaltungssoftware und Facility-Management Software - browserbasiert inklusive Service-Desk

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PMS Service FM

Effizientes Vorgangs-Management

 

Das Ticket-Management ist die Schaltzentrale zur Planung, Steuerung und Bearbeitung aller Vorgänge. Hierzu zählen beispielsweise das Störungs-Management, die Instandhaltungs- und Wartungsplanung sowie Aufgaben im UVV-, Schulungs- und Unterweisungs-Management.


Innovatives Prozess-Management

 

PMS Service bietet Ihnen viele Möglichkeiten Arbeitsprozesse auf Basis besserer und schneller verfügbarer Informationen zu optimieren. Das Ticket-Management ist direkt mit allen Stammdaten verbunden. Greifen Sie direkt auf Standorte, Inventar und Verträge zu, rufen Sie mit einem Klick die Historie zu jedem Standort und Inventar ab.


Schnelle Vorgangserstellung

 

Erstellen Sie per Klick neue Vorgänge oder nutzen Sie Vorgangsvorlagen mit denen komplette Vorgänge inklusive aller durchzuführender Einzelaufgaben, Anleitungen, Bilder, Dokumenten, Zeit- & Materialeinsatz  und Checklisten angelegt werden. Vorgangsvorlagen sparen nicht nur Zeit, sie stellen auch ein wichtiges Qualitätskriterium dar.


 

Wissens-Management integriert

Einmal erarbeitete Lösungen können direkt aus der Wissensdatenbank abgerufen werden. Langes Suchen ist dabei überflüssig, denn die relevanzbasierte Suche findet die zum aktuell ausgewählten Ticket passenden Wissenseinträge. Fehlerbäume und die systematische Ursachenanalyse helfen Ihnen, Problemursachen schnell zu finden und einmal erarbeitete Lösungen effizient anzuwenden.


Aufgabenplanung - ToDo-Liste

 

Erstellen Sie zu einem Vorgang beliebig viele Aktivitäten (Untervorgänge), die zur Koordination und Dokumentation aller Arbeitsschritte dienen. Aktivitäten können unterschiedlichen Teams und Mitarbeitern zugewiesen werden. Eine Zeiterfassung ist in die Aktivitätenbearbeitung integriert. Ebenso können Kosten für Material und andere Aufwände pro Aktivität erfasst werden. Durch die Aktivitätenbearbeitung sind alle Arbeitsschritte gleichzeitig ohne Mehraufwand dokumentiert. Die webbasierte Anwendung ermöglicht mobilen Mitarbeitern auch den Zugang am Einsatzort. Rückmeldungen sind damit in der Einsatzzentrale sofort sichtbar und Informationen werden ohne Zeitverzug zwischen Teams ausgetauscht.


Effizient planen, durchführen, dokumentieren und analysieren

PMS Service umfasst ein leistungsfähiges Ticket-System, mit dem Sie planmäßige und ungeplante Vorgänge effizient bearbeiten. Dabei können Vorgänge einzelnen Teams - z.B. Wartung-, Instandhaltung, Störungs-Management, etc. - zugeordnet werden.

Zentraler Zugriff auf alle benötigten Daten

Zu einem Ticket können Inventar, Standort, Kostenstelle, Vertrag und weitere Stammdaten zugeordnet werden. Wird einem Ticket ein Inventar zugeordnet, prüft PMS Service sofort, ob es zu dem Inventar einen gültigen Vertrag gibt und ordnet diesen sowie den zuständigen Lieferanten/Subunternehmer dem Ticket zu. Anschließend werden die mit Kunden/Lieferanten vereinbarten Servicezeiten (SLAs) geprüft und im Ticket angezeigt. Das alles funktioniert automatisch - ohne manuelle Suche nach Verträgen und SLAs.

Unteraufgaben - Aktivitäten

Zu einem Vorgang können beliebig viele Unteraufgaben (Aktivitäten) angelegt werden, die jeweils unterschiedlichen Mitarbeitern zur Bearbeitung zugeteilt werden. Zu Aktivitäten können fakturierbare und nicht-fakturierbare Arbeitszeiten, sowie das eingesetzte Material erfasst werden. Aktivitäten dokumentieren andererseits die im Rahmen eines Vorgangs durchgeführten Schritte. Wiedervorlagetermine helfen Mitarbeitern in der Planung anstehender Aufgaben. Die Wiedervorlageliste zeigt Mitarbeitern die zu einem Datum anstehenden Aufgaben übersichtlich an.

Standardvorgänge - Vorgangsvorlagen

Zu wiederkehrenden Vorgängen - z.B. Wartungsaufträgen - können Vorlagen definiert werden, aus denen per Klick ein Vorgang generiert werden kann. In den Vorlagen können alle durchzuführenden Maßnahmen in Form von Aktivitäten definiert werden. Checklisten, Sicherheitsdatenblätter, Dokumentationen, Material und Arbeitszeiten können bereits in der Vorlage erfasst werden. Damit ist sowohl die effiziente Vorgangserstellung, als auch die vollständige Erfassung der durchzuführenden Maßnahme sichergestellt. Vorgangsvorlagen können auch bei Eintreten eines Wartungstermins zur automatischen Ticketerstellung angewendet werden.

Workflows und Eskalation

Die integrierte Workflow-Engine und die einzigartige skill-based Ticket-Routing-Funktion sorgen darfür, dass Tickets schnell dem richtigen und verfügbaren Bearbeiter zugewiesen werden. Regeln zur Notifikation und Eskalation informieren Mitarbeiter über anstehende Termine. Der Versand von Fortschrittsberichten informiert Kunden über den aktuellen Stand der Ticketbearbeitung.

Kosten und Erlöse

Die zu einem Ticket anfallenden Kosten und Erlöse werden direkt erfasst. Durch die Verbindung mit dem jeweiligen Inventar wird die gesamte Kosten-/Erlöshistorie abgebildet. Ebenso können Kosten und Erlöse pro Vertrag ausgewertet werden.

PMS Self-Service -
effiziente Kommunikation mit Ihren Kunden


PMS Self-Service (Option zu PMS Service) ermöglicht Ihren Kunden den lesenden Zugang zu Verträgen und Inventar. Störungen und alle Anfragen können Ihre Kunden per Ticket in PMS Self-Service erfassen. Antworten auf häufig gestellte Fragen können sofort nach der Ticketerfassung durch die relevanzbasierte Suche beantwortet werden. Alle anderen Anfragen werden sofort dem zuständigen Team in PMS Service | FM zur Bearbeitung angezeigt. Auch nach der Ticketerstellung erfolgt die Kommunikation mit Ihren Kunden über PMS Self-Service. Das ist nicht nur effizient, sonderen dokumentiert den gesamten Vorgang. Ihre Kunden können auch außerhalb Ihrer Servicezeiten Tickets erstellen und deren Bearbeitungsfortschritt ohne telefonische Rückfragen nachvollziehen.

Ticketfakturierung (Option)

Das Modul PMS Faktura ermöglicht die automatische Rechnungserstellung zu Servicevorgängen. Damit stellen Sie sicher, dass alle erbrachten Leistungen effizient und sicher abgerechnet werden.

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